Corona zorgt ervoor dat we, waar mogelijk, thuis werken. U gaat als werkgever wellicht ervoor zorgen dat uw werknemers thuis kunnen werken door voor het benodigde materiaal te zorgen. En wat doet u eigenlijk met de vergoedingen voor het woon-werk verkeer? Mogelijk heeft u een werknemer in dienst die over de grens woont, waar moet u dan op letten? Kortom, wat voor invloed heeft corona nu eigenlijk op de loonbelasting?
Thuiswerken
Werknemers die thuis kunnen werken, doen dat op dit moment ook zoveel mogelijk. De vraag is op welk materiaal ze aan het werk zijn? Mogelijk beschikt niet elke werknemer over een laptop, maar heeft hij/zij die nu wel nodig. Gaat u dan de laptop vergoeden of verstrekken? En kan dit dan onbelast of vormt dit eigenlijk loon voor de werknemer? Sowieso geldt dat kostenvergoedingen en dergelijke alleen onder de werkkostenregeling (WKR) kunnen worden gebracht, als ze zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Hoe u dat doet, is vormvrij. Het verdient de voorkeur dit schriftelijk te doen, door dit bijvoorbeeld op te nemen in een handboek of per geval aan uw werknemer te bevestigen. Als de WKR van toepassing is, kan de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling onder voorwaarden onbelast plaatsvinden.
Vertrekken of ter beschikking stellen laptop
In deze uitzonderlijke tijden zal snel worden voldaan aan het noodzakelijkheidsvereiste en daarmee kan het verstrekken of ter beschikking stellen van een laptop onbelast zijn (gerichte vrijstelling onder de Werkkostenregeling, de WKR). De vraag die ons allemaal bezighoudt, is hoe lang dat thuis werken eigenlijk gaat duren. Wat doet u bijvoorbeeld met de laptop als de periode van thuiswerken voorbij is? Normaliter wordt er tussen de werkgever en de werknemer een gebruikersovereenkomst gesloten voor de laptop (of andere ICT-middelen). In deze overeenkomst wordt bepaald hoe om te gaan met de apparatuur, wanneer de apparatuur moet terug worden gegeven, maar kunnen ook duidelijke afspraken gemaakt worden over de wijze van thuiswerken en hoe de werktijd moet worden verantwoord.
Wat we in de praktijk nog wel eens tegen komen, is dat een werkgever een bijdrage van de werknemer vraagt voor de laptop. Om van de gerichte vrijstelling in de WKR gebruik te kunnen maken, is het in beginsel niet toegestaan een bijdrage van de werknemer vragen voor de laptop. Als uw werknemer een duurdere versie dan noodzakelijk wenst, kunt u voor het meerdere wel een eigen bijdrage van de werknemer vragen.
Inrichten van de werkplek
Naar alle waarschijnlijkheid kan de werknemer met de door u ter beschikking gestelde laptop in de online omgeving van uw bedrijf inloggen en op deze manier toch zijn werk doen. Een vergoeding voor een internetabonnement is alleen onbelast als dat noodzakelijk is voor de dienstbetrekking. In deze bijzondere tijden zal uiteraard veel sneller sprake zijn van noodzakelijkheid. De onbelaste vergoeding is daarmee veel sneller mogelijk. Uiteraard moet u daarmee straks weer stoppen als situatie weer is genormaliseerd.
De volgende vraag is dan eigenlijk waar uw werknemer thuis met deze laptop aan de slag gaat. Is dit aan een goed bureau met bureaustoel of zit hij er lekker mee aan de keukentafel? De Arbeidsomstandighedenwet maakt de werkgever verantwoordelijk voor een ergonomische werkplek bij de werknemer thuis. Naar alle waarschijnlijkheid zal de Inspectie SZW hier vanwege de coronacrisis soepeler mee omgaan.
De ondernemingsraad
Als u als werkgever voor de werknemers een regeling voor thuiswerken inricht, dan heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht, omdat het daarbij gaat om een voorziening die gericht is op of geschikt is voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de werknemers. Het instemmingsrecht geldt in het algemeen alleen voor regelingen die duurzaam van aard zijn. Het adviesrecht komt in beeld als het gaat om ‘belangrijke’ besluiten.
Reiskostenvergoeding
Vanwege de coronacrisis heeft het kabinet besloten dat de onbelaste reiskostenvergoeding voor medewerkers die thuiswerkten ongewijzigd doorlopen. De vaste reiskostenvergoeding mag dus worden doorbetaald ook al reist de medewerker momenteel niet naar de werkplek. Voorwaarde hierbij is wel dat het recht op de reiskostenvergoeding al vaststond vóór 13 maart 2020. De tijdelijke goedkeuring voor het doorlopen van de vaste reiskostenvergoeding is vanwege de langer durende crisis al meermaals door het kabinet verlengd. Op dit moment loopt de regeling tot 1 oktober 2021.
Grensoverschrijdend
Het verplicht thuiswerken wordt nog ingewikkelder als u een werknemer heeft die over de grens (bijvoorbeeld België) woont en bij u in Nederland werkt. Normaliter werkt de werknemer bij u in Nederland, maar nu de werknemer verplicht thuis moet werken, werkt hij in België. Dit heeft gevolgen voor de belastingheffing en sociale zekerheid in internationaal verband. De hoofdregel is dat de werknemer is belast en sociaal is verzekerd in het land waar hij zijn werkzaamheden verricht. Nu hij voor een substantiële periode werkzaam is in zijn woonland (België) in plaats van het reguliere werkland (Nederland), kan dit tot gevolg hebben dat hij belastingheffing moet gaan betalen en sociaal verzekerd wordt in België. Dit heeft verstrekkende gevolgen voor de werknemer.
Bijzondere beloningen
Nu u als werkgever uw werknemers thuis laat werken, wilt u liever niet dat zij nog naar evenementen gaan, op reis gaan of aan andere persoonlijke gebeurtenissen deelnemen. Je kunt hier als werkgever natuurlijk (enige) invloed op uitoefenen door de kosten van het afzeggen van het evenement of de reis op u te nemen.
Hoe moet de vergoeding van deze kosten worden gezien in het perspectief van de loonheffingen? De vraag die als eerst gesteld moet worden, is of er wel sprake is van een loonvoordeel voor de werknemer of dat er eigenlijk sprake is van een vergoeding van schade. Alle feiten en omstandigheden zijn hierbij van belang. We zien wel degelijk argumenten om de vergoeding als schadevergoeding aan te merken en daarmee onbelast te kunnen doen. Als werkgever vergoed je immers niet om de werknemer te belonen, maar vanwege bijzondere bedrijfsomstandigheden. Het is op dit moment onduidelijk hoe de Belastingdienst zich in dit vraagstuk opstelt.
Tegemoetkoming loonsom bij omzetdaling (NOW)
Vanuit het Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid (NOW) kunnen werkgevers compensatie krijgen voor loonkosten van werknemers. Er kan een beroep worden gedaan op de NOW bij een verlies van minimaal 20% omzet vanaf 1 maart 2020. De tegemoetkoming is afhankelijk van het omzetverlies en bedraagt maximaal 85% van de loonsom.
Betalingsregelingen en uitstel
Werkgevers die kunnen aantonen dat zij in financiële problemen komen als gevolg van het coronavirus, kunnen tijdelijk uitstel van betaling krijgen voor de loonbelasting (en andere belastingen). Belastingen waarvoor je uitstel krijgt, hoef je dus (op dit moment) niet te betalen. Let op: je moet wel gewoon op tijd je aangifte blijven doen. Op dit moment kan uitstel van betaling worden aangevraagd tot en met 30 juni 2021. Heb je al bijzonder uitstel van betaling? Dan kan dit worden verlengd tot en met 30 juni 2021. Na 1 juli 2021 mogen er geen schulden meer worden opgebouwd.
Corona heeft niet alleen gevolgen voor uw gezondheid en die van uw werknemers, maar ook op tal van (niet zo voor de hand liggende) andere zaken. Wij zijn erop gebrand om u zo optimaal mogelijk te ondersteunen en adviseren over wat u kunt doen om de continuïteit van uw onderneming te waarborgen. Via onze kennisbank houden we u op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en de voor u belangrijke informatie. Wanneer er aanpassingen of nieuwe maatregelen worden aangekondigd, passen wij bovenstaande informatie hierop aan.